为规范学院报告厅（文美厅、丹溪文化厅）的使用，进一步合理利用办公资源，特制定本管理规定。

一、报告厅申请程序

1. 报告厅由学院办公室负责管理。各分院、部门如需使用报告厅，应至少提前3天在学院校园网上进行申请，说明用途、使用时间、参加会议的人数，经审核同意后方可使用。

2.如有同时召开的会议，一般按登记的顺序安排。若确有特殊情况，需经学院办公室批准，在做好协调工作的前提下，另行安排。

二、报告厅使用规定

3.使用报告厅时，如有特殊设备要求，应事先提出，并经学院办公室同意后方可安装、使用。

4.报告厅内张贴宣传品（包括横幅）需经学院办公室批准，且要张贴在指定位置，未经允许，不得私自张贴；悬挂横幅只能使用小铁钉或者小图钉，禁止使用泡沫胶、双面胶、透明胶等粘贴，一经发现违规粘贴，将取消使用资格。会议结束后，使用部门应自行拆除张贴的宣传品海报以及横幅等相关物品。

5.使用者提供的光盘配音等碟片原则上要求以 MP3的格式刻录，不过最好是以优盘形式拿来，曲目文件名为中文且与节目名称一致，以避免出现差错。

6.使用者如对音响、灯光有特殊要求，则由使用者指派一名协助员进入控制室说明音控和灯控要求。

7.根据报告厅的技术人员安排及作息情况规定，举行会议或活动时，技术人员应提前 30～45分钟进入控制室做准备工作并调节设备；举办晚会时，则提前 60～75分钟。若活动有外接笔记本和投影要求的，则需提前一个小时将笔记本送至报告厅调试。

8.使用单位应注意保持报告厅内的卫生。会议结束后，请自觉将桌椅摆放整齐，整理会场，关闭灯光、音响、空调和门窗。

三、其他规定

9.各分院、部门指定一名教职工作为本部门使用报告厅的操作人员（建议由各分院、部门的实训室主任或设备管理员担任），并参加学院组织的报告厅使用培训，熟悉报告厅多媒体设备的使用。本单位开会期间，该教职工必须到场。

10.报告厅原则上只限学院各单位组织会议、晚会等时使用，一般不外借。如有特殊情况，需经有关领导同意方可使用。

11.如因彩排、排演、排练等要使用报告厅的，一般不给予音响设备支持，只准使用会议灯光。

12.爱护室内一切公共设施，不得随便动用报告厅内的各种设备，并请严格按照《设备使用说明》操控设备。如有损坏，根据情况照价赔偿。

13.各分院、部门务必遵守本管理规定，违反2次（含2次）以上将取消本年度使用报告厅资格。

14.申请部门在填好网上申请表后,请及时联系院办审核(电话:83803515)。待院办审核后,申请人即可致电网络与信息中心技术负责人 (电话:652836)，安排会议具体事宜。

15.本管理规定由学院办公室负责解释，自公布之日起执行。

              

                                             院 办   

                                           2010年2月1日